Compliance & Riskhantering

1 Agera med integritet

Det är avgörande för vårt bolags långsiktiga framgång att vi tidigt kan upptäcka risker och möjligheter i vår löpande verksamhet och hur långt i förväg vi reagerar på dem. Mot bakgrund av detta har Volkswagenkoncernen valt en holistisk, integrerad strategi som kombinerar riskhanteringssystemet, det interna kontrollsystemet och Compliance Management System under samma ägarskap (Governance, Risk & Compliance). Ett företag kan bara nå framgång på lång sikt om det agerar med integritet, följer lagar runt om i världen och fortsätter att stå fast vid sina frivilliga åtaganden och etiska principer även när tiderna är svåra. På Volkswagen AG:s globala hemsida kan du läsa mer om hur vi arbetar med compliance , riskhantering och internkontroll samt vårt globala. Ombudsman system som omfattar alla medarbetare, samarbetspartners och tredje part med målet att komma åt ekonomisk brottslighet och korruption.

Här kan du läsa mer om Volkswagen AG's compliance arbete och riskhantering.

2 Riskhantering & skydd för verksamhet och tillgångar

Genom vårt riskhanteringssystem kan vi säkra en hållbar framgång för vårt företag genom tidig identifiering, analys, bedömning och förebyggande av risker inom vår operativa/dagliga verksamhet. Alla organisationer exponeras för risker som hotar verksamheten och tillgångarna. Det kan gälla allt från finanskriser, oljeutsläpp och felsteg från ledande befattningshavare till bristande efterlevnad av ingångna avtal och olovliga intrång i IT system. Därför gäller det att vara medveten om de risker som finns och ha en handlingsplan för tänkbara scenarier. Koncernens riskhantering och interna kontrollsystem bygger på tre pelare: utöver den årliga ordinarie processen för Governance , Risk & Compliance (GRC) med fokus på systemrisker, och den kvartalsvisa riskprocess som fokuserar på akuta risker, inför vi även operativ riskhantering i de enskilda divisionerna.

Mer information om vårt globala arbete med riskhantering hittar du på Volkswagen AG:s globala hemsida

3 Uppförandekod sund och etisk företagskultur

Uppförandekoden sammanfattar de viktigaste grundprinciperna för vår verksamhet och stödjer anställda i att hantera juridiska och etiska problem i sin dagliga verksamhet. Volkswagenkoncerns ledning är övertygad om att vi endast kan uppnå en sund och etisk företagskultur och en hållbar ekonomisk framgång genom överrensstämmelse med gällande lagstiftning och våra interna regler och principer. Dessa bör vägleda dagliga handlingar och beslut för alla som är en del av koncernen. För att långsiktigt vara framgångsrika, måste även vi på den svenska marknaden fortsätta att på ett professionellt sätt leverera konkurrensmässiga produkter och tjänster. Men det betyder också att det är otroligt viktigt på vilket sätt vi gör detta.
Vår Code of Conduct Uppförandekoden är vägledande för hur vi ska agera i vårt dagliga arbete

CoC svenska VGS och EBU.pdf

4 Vårt Visselblåsarsystem

Vårt Visselblåsarsystem

Efterlevnad av tillämpliga lagar och interna regler är av högsta prioritet för Volkswagenkoncernen och dess tillhörande bolag, inkluderat Volkswagen Group Sverige AB/Europeisk Biluthyrning AB (”vi”/”oss”). Vårt företags framgång baseras på Integritet och Compliance. För att uppfylla denna standard är det viktigt att eventuella missförhållanden rapporteras så att vi kan sätta stopp för dessa. Av denna anledning har vi anförtrott Central Investigation Office (”CIO”), en oberoende och självständig avdelning inom Volkswagen AG, med att driva ett oberoende, opartiskt och konfidentiellt Visselblåsarsystem för vår räkning.

Varje rapport granskas grundligt och följs upp systematiskt. En nyckelfaktor i vårt Visselblåsarsystem är principen om rättvisa förfaranden. Principen garanterar även största möjliga skydd för visselblåsare (den/de som rapporterat om ett misstänkt missförhållande), utpekade personer samt medarbetare som bidrar till utredningen av missförhållandet.

Visselblåsarsystemet erbjuder även möjligheter till anonym rapportering och kommunicering. Vi garanterar att det inte genomförs några åtgärder i syfte att identifiera anonyma visselblåsare (som inte missbrukar Visselblåsarsystemet). Repressalier mot visselblåsare och de personer som bidrar till utredningen tolereras inte. Utpekade personer antas vara oskyldiga tills missförhållandet bevisats. Utredningar kommer att genomföras med största möjliga sekretess. Informationen kommer att behandlas i en rättvis, snabb och skyddad process.

Hur behandlas din rapport?

De kvalificerade och erfarna kollegorna på CIO granskar noggrant varje rapport för att identifiera eventuella missförhållanden relaterade till Volkswagenkoncernen och följer upp rapporten systematiskt. Först får du en bekräftelse på mottagandet av din rapport och därefter granskas din rapport av CIO. Granskningen innefattar insamling av fakta, särskilt från visselblåsaren. Om denna inledande granskning resulterar i att det finns grund för misstanke om ett missförhållande kommer en utredning av en särskilt utsedd utredningsenhet att inledas. Efter avslutad utredning kommer utredningens resultat att bedömas av CIO som rekommenderar lämpliga åtgärder. Information om status* för ärendet och resultatet av rapporten kommer att utan oskäligt dröjsmål lämnas till dig som rapporterat in missförhållandet.

Potentiella överträdelser av Volkswagenkoncernens Uppförandekoden för affärspartners som begåtts av direkta och indirekta leverantörer, inklusive allvarliga risker och kränkningar av mänskliga rättigheter eller miljökrav, kan också rapporteras till CIO – samt övriga ageranden som kräver omedelbara åtgärder. CIO kommer efter mottagande av rapporten att informera de ansvariga avdelningarna som övertar hanteringen av ärendet. Detta inkluderar särskilt vidtagandet av nödvändiga åtgärder för att minimera eller avsluta överträdelserna och/eller risker.

*Handläggningstiden för hanteringen av ett inrapporterat ärende varierar beroende på ärendets omfattning

För mer information om hur din rapport behandlas se reglerna för Volkswagenkoncernens klagomålsförfarande (”Rules of Procedure”) här.

5 Kundsupport

Om du vill framföra kundklagomål eller har frågor kring våra produkter och/eller tjänster ber vi dig kontakta vår kundtjänst.

Vänligen observera att Visselblåsarsystemet inte är en meddelandekanal för kundtjänstärenden.

6 Lämna en rapport genom Visselblåsarsystemet

Vårt Visselblåsarsystem erbjuder flera rapporteringskanaler för att lämna en rapport om missförhållanden relaterade till Volkswagenkoncernen. Rapportering kan även göras till behöriga myndigheter via externa rapporteringskanaler.

När du lämnar en rapport via vårt Visselblåsarsystem är det viktigt att du är så konkret som möjligt så att utredningsprocessen kan genomföras på bästa sätt. Tänk på att försöka besvara följande frågor: Vad? Vem? Var? När? Hur? Varför?

Onlinerapportering

Lämna en rapport via onlineplattformen. Systemet är konfidentiellt och tekniskt säkrat.

E-mail

Lämna en rapport till CIO via email: io@volkswagen.de

24/7 Hotline

Lämna en rapport via telefon på +800 444 46300 (öppen 365 dagar om året, 24 timmar om dygnet).

Post/personligen

Lämna en rapport via post eller personligen:

Postadress:
Central Investigation Office
Box 1717
38 436 Wolfsburg Germany

Besöksadress:
Boka in ett besök med CIO via e-mail: io@volkswagen.de

Ombudspersoner

Lämna en rapport till Volkswagenkoncernens ombudspersoner.

Ombudspersonerna är externa advokater som svarar på frågor kring Visselblåsarsystemet samt vidarebefordrar visselblåsares rapporter anonymt till CIO, om så begärs.

Myndigheter utsedda av regeringen att inrätta och hantera externa rapporteringskanaler hittar du här.

Frågor om vårt Visselblåsarsystem och lokal kontaktperson

Har du frågor eller förbättringsförslag om vårt Visselblåsarsystem kan du kontakta CIO via io@volkswagen.de.

Om du har intervjuats i anledning av en utredning har du möjlighet att lämna feedback till de oberoende Ombudspersonerna.

Du kan även vända dig till Volkswagen Group Sverige AB:s Governance, Risk & Compliance-avdelning (”GRC-avdelningen”) i alla ärenden kopplade till vårt Visselblåsarsystem (inklusive för att lämna en rapport) fysiskt på vår besöksadress eller via email: grc@vwgroup.se (fysiska möten bokas in via email).

Volkswagen Group Sverige AB

Hantverksvägen 9

151 65 Södertälje